zarządzanie projektami 1

Praca projektanta wnętrz to nie tylko sam akt twórczy - to wieloetapowy i skomplikowany proces, który też trzeba zaplanować. Jak zorganizować cały proces pracy nad projektem wnętrz? Chyba nigdy nie mieliśmy tyle możliwości, co dzisiaj. Oczywiście nie mam recepty na wszystkie problemy, ale mam parę patentów, które u mnie w pracy się sprawdzają i tymi chcę się z wami podzielić. To szeroki temat, więc ten wpis będzie dopiero pierwszym z tej serii.

Stwórz najlepsza dla siebie strategię, zarządzaj świadomie całym procesem, a odczujesz dużą ulgę i zobaczysz, że przynosi to wiele wymiernych korzyści. 

Wielu początkujących projektantów zakłada, że do ich obowiązków należy wyłącznie sam proces twórczy, czyli tylko projektowanie, rysowanie. W twórczym szale, zapominają o tym, że nawet taka kreatywna praca wymaga planowania. Wielu z nas na początku działa chaotycznie i efektem tego są liczne problemy. Sama nieraz mówiłam, że wszelki rygor organizacji, tabelki i sztywne planowanie to nie dla mojego artystycznego umysłu. Przekonałam się że to duży błąd, bo jeśli chcesz być przedsiębiorcą, a nie tylko artystą, to musisz się z tym pogodzić - projektowanie to strategiczne myślenie, a nie szał uniesień.

Zacznijmy od tego czym właściwie tu zarządzać?

1. Po pierwsze: czasem, pieniędzmi, jakością, zakresem.
2. Po drugie tzw. WORKFLOW czyli sprawnym przepływem informacji i relacjami z ludźmi. 

To wielkie bloki tematyczne. Dzisiaj pokażę tylko kilka rozwiązań usprawniających pracę projektanta wnętrz. Zakładamy, że masz już klienta, podpisany kontrakt i startujesz z nowym projektem.

• Ustal czas
• Budżet (zarówno cenę wykonania projektu jak i budżet jaki chce wydac na całość klient)
• Zakres opracowania (pisałam o tym TU)
  
• Jakość
• Uczestników procesu projektowego 

priorytety

Zawsze przed przystąpieniem do projektowania przeanalizuj wspólnie z klientem i wybierzcie priorytety. Popatrz na schemat, który przedstawia relacje czterech istotnych aspektów projektowania. Projekt nie może być zarówno tani, szybki i zawierać szeroki zakres opracowania, a w dodatku o najwyższych standardach wykonania. Zawsze jest to sztuka kompromisu. Musisz wiedzieć co jest dla ciebie opłacalne i na czym zależy klientowi najbardziej. Przelicz ile kosztuje twoja godzina pracy.

Następnie stwórz harmonogram projektowy: czyli Ile czasu zabierają ci poszczególne etapy projektowe. Jak to sprawdzić?

Jeśli nie wiesz, to pomoże Ci np. jedno z narzędzi typu TIME TRACKER. Ja wybrałam TOGGL TIMER. Czyli aplikację dzięki której zapiszesz wszystkie etapy swojej pracy. Efektem jest wykres, który rozwieje wątpliwości, na co poświęcasz czas. To też narzędzie do sprawdzania produktywności w zespole. Musisz to przetestować na jakimś prawdziwym projekcie. Odnotuj wszystkie etapy projektowania: od reaserch'u, koncepcji, projektowania, rysunków, renderów, po to ile zajmuje ci robienie tabelek, czy wyszukiwanie elementów wyposażenia w sklepach, czy w sieci. Ważne są też takie aspekty jak czas dojazdów, spotkań, konsultacji itd.

Ten harmonogram powinien być załącznikiem do twojej umowy z klientem. Jeśli tego nie zrobisz, to projekt będzie się ciągnął w nieskończoność, a klient będzie myślał, że nie płaci ci za czas, ale za samo dzieło. Od czasu spędzonego nad projektem zależy jego opłacalność. Od czasu zależy też jakość poszczególnych zadań. Jeśli klient chce mieć projekt zrobiony szybko, to również zakres ma znaczenie.

---

INSPIRACJE, INFORMACJE - notuj, porządkuj

Nie trudno tez o chaos w głowie od nadmiaru pomysłów i inspiracji. Po pierwsze naucz się sortować informacje, przechowywać inspiracje w porządku i określonym systemie, ustal porządek.
 
Nie przechowuj wszystkiego w swojej głowie, używaj notatników i kataloguj wszystko, co robisz. Zacznij od porządków na komputerze, na którym pracujesz: wprowadź system katalogowania i oznaczania projektów. Można je zapisywać w porządku alfabetycznym, nazwami adresów inwestycji lub od nazwisk klientów - wybierz to, co jest dla ciebie łatwiejsze. Nie wrzucaj wszystkiego do jednego worka. Ja mam oddzielne katalogi dla każdego projektu, dla plików tekstowych, dla plików źródłowych z poszczególnych programów, dla materiałów gotowych do publikacji czy druku. 
 Na szukanie zaginionych treści tracimy strasznie dużo czasu i nerwów. Używam fajnego wizualnego sposobu na wyróżnienie katalogów w WINDOWS - kolorowanie katalogów - apka COLORIZE! - super ułatwia pracę.
 
Nie śmieć na pulpicie. Jeśli już coś musisz tu zapisywać to wybierz notatki w postaci Sticky Notes (narzędzie od Windows) Rób raz w tygodniu porządki w plikach. 

---

Szybkie wyszukiwanie własnych zasobów to klucz do sukcesu. Oznaczaj, podpisuj, taguj wszelkie notatki. Ja zrezygnowałam z manualnych notesów i szkicowników, bo nie dało się nimi sprawnie zarządzać. Brakowało mi możliwości wyszukiwania, zapisywania wszelkich treści cyfrowych, linków, filmów i znalezionych w sieci zdjęć. Odkąd mam Ipad'a - wszystkie mojej notatki robię właśnie na nim. W połączeniu z Apple Pen czyli takim zaczarowanym cyfrowym ołówkiem to urządzenie jest fantastyczne dla architekta - bardzo polecam. Mogę rysować, projektować, notować, robić zdjęcia - to całe moje biuro, które mieści się w torebce.
 
Korzystam z aplikacji do notowania, które dają mi możliwość pracy z nimi zarówno na komputerze stacjonarnym w systemie WINDOWS, laptopie jak i urządzeniach mobilnych z IOs. Jeną z nich jest ONE NOTE - to świetne narzędzie do notowania zaawansowanego. Zaczęłam go używać, kiedy pojawiła się wersja dla IOS i pojawiła się możliwość manualnego zapisu w postaci szkiców. Co dla mnie jest przydatne w tej aplikacji. Dodatkowo ma najlepszy system wyszukiwania, sortowania, tagowania notatek. Sprawdzi się też podczas robienia notatek ze spotkań z klientami i innymi współpracownikami, możesz nawet robić notatki głosowe. Jest idealny dla tych, którzy lubią mieć wizualnie wszystko w zasięgu wzroku. Można pisać, rysować, wrzucać obrazki, pdf, tworzyć tabelki, aktywne linki do stron www, filmów na YouTube. Można udostępniać innym, wysyłać pocztą i udostępniać. Bardzo dużo zastosowań i funkcji - warto poświęcić czas na zgłębienie tematu.

---

Genialny jest program online MILANOTE - dla kreatywnych wspaniałe narzędzie do notowania, tworzenia koncepcji, zapisywania pomysłów i organizacji. Na etapie inspiracji może być naprawdę przydatny. Ma też dobry system katalogowania. Możesz zapisywać tu linki aktywne z podglądem do miejsc w sieci, załączać dokumenty tekstowe, zdjęcia, tabelki, pdf, pisać listy zadań (to do task). Tworzyć moodboardy, mapy myśli i inne zapisy idei. Ma wiele funkcjonalności, warto go poznać.

---

WORK FLOW - czyli kontrolowanie postępu pracy i przepływu informacji

Jestem wielką entuzjastką TRELLO - multi zadaniowego narzędzia do zarządzania projektami i czasem. Bazuje ono na systemie KANABAN - czyli tablicach TO DO, ale zastosowań tego narzędzia innych niż, proste listy zadań jest wiele więcej. Ja przechowuję tu także wiele plików, zarządzam moim zespołem projektowym (bo można tu pracować w grupie), wymieniać się informacjami, komentarzami, mailami. Przechowuje cześć notatek. Każdemu projektowi przydzielam oddzielną tablicę. Rozdzielam zadania, kontroluję postępy pracy. Robię listy zakupów, planuję. Można też dać dostęp klientom do aktualnych wyników pracy nad projektem. Praca tu jest intuicyjna, system drag and drop świetny, wrzucasz wszystko, co chcesz - zdjęcia, linki, dokumenty. Apka jest powiązana z kalendarzem i pocztą. Ułatwi przepływ informacji miedzy wszystkimi, którzy biorą udział w projekcie. Idealna dla wzrokowców, bo zaletą jest aspekt wizualny, którego brakowało mi np. w takich podobnych aplikacjach jak ASANA, czy nasz polski NOSBY - ale może Wam się spodobają takie prostsze listy TO DO.

Aktualnie wypróbowuję też specjalne narzędzie dla architektów wnętrz - CUDO - do zarządzania projektami. Na razie nieco przegrywa z TRELLO, ale muszę mu jeszcze poświęcić trochę czasu, zanim wyrażę swoją opinię.

Jak myślisz, coś przyda się w twojej pracy? A może masz własne patenty na zarządzanie projektami, produktywność i organizację w procesie projektowania wnętrz? Podziel się ze mną albo napisz, w czym przydałaby się Tobie pomoc?

---

przeczytaj też to: